Quy trình kiểm kê kho hàng định kỳ chi tiết từ A - Z

Quy trình kiểm kê kho hàng định kỳ vô cùng quan trọng, kiểm kê kho hàng định kỳ không chỉ đơn thuần là việc đếm số lượng hàng hóa còn lại trên kệ. Đây là một chiến lược quản trị tài sản cốt lõi, giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính, tối ưu hóa dòng vốn lưu động và nâng cao hiệu quả vận hành. Cùng Kệ chứa hàng Việt Thắng tìm hiểu quy trình chi tiết nào!

Tầm quan trọng chiến lược của việc kiểm kê kho hàng định kỳ

Trước khi đi sâu vào các bước thực hiện, chúng ta cần xác lập tư duy đúng đắn về vai trò của Quy trình kiểm kê kho hàng định kỳ. Đối với chúng tôi, kiểm kê không phải là một "gánh nặng" hành chính, mà là cơ hội vàng để:

• Xác minh tính chính xác của hệ thống: So khớp giữa số liệu tồn kho thực tế và số liệu trên phần mềm quản lý (ERP/WMS).
• Phát hiện và ngăn chặn thất thoát: Nhận diện các dấu hiệu sai sót do thao tác, nhầm lẫn đơn hàng hoặc thậm chí là gian lận.
• Tối ưu hóa không gian lưu trữ: Phân loại và xử lý các mặt hàng tồn kho lâu ngày, hàng hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng.
• Cải thiện kế hoạch mua hàng: Dựa trên số liệu thực tế để đưa ra quyết định tái đặt hàng (reorder) chính xác hơn, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị tiền kiểm kê

Sự thành công của buổi kiểm kê phụ thuộc 70% vào công tác chuẩn bị. Chúng tôi khuyến nghị quý doanh nghiệp thực hiện các bước chuẩn bị sau ít nhất 1-2 tuần trước ngày kiểm kê chính thức.

1. Xác định thời điểm và phạm vi kiểm kê

Việc lựa chọn thời điểm  là cực kỳ quan trọng. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ chọn thời điểm cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tài chính. Tuy nhiên, lý tưởng nhất là thực hiện vào những lúc hoạt động xuất nhập kho ở mức thấp nhất để tránh gây gián đoạn kinh doanh.

2. Phân công nhân sự và đào tạo

Chúng tôi tin rằng con người là yếu tố quyết định độ chính xác. Đội ngũ kiểm kê nên được chia thành các cặp (một người kiểm đếm, một người ghi chép) để có sự giám sát chéo.

• Trưởng nhóm kiểm kê: Chịu trách nhiệm điều phối chung và xử lý các tình huống phát sinh.
• Nhân viên kiểm kê: Cần được đào tạo về cách nhận diện mã hàng (SKU), cách sử dụng thiết bị quét mã vạch và quy tắc ghi chép số liệu.

3. Sắp xếp và vệ sinh kho bãi

Một kho hàng ngăn nắp sẽ đẩy nhanh tốc độ kiểm đếm lên gấp đôi.

• Gom các mặt hàng cùng loại, cùng mã SKU về cùng một khu vực.
• Đảm bảo tất cả các thùng hàng đều hướng mã vạch hoặc nhãn dán ra ngoài.
• Tách biệt rõ ràng các khu vực: hàng chờ xuất, hàng mới nhập chưa vào sổ, hàng lỗi/hỏng.

4. Nguyên tắc "Cắt đuôi" chứng từ

Đây là bước kỹ thuật trọng yếu. Trước khi bắt đầu, chúng tôi cần đảm bảo tất cả các giao dịch nhập-xuất kho cuối cùng đã được cập nhật hoàn toàn vào hệ thống. Mọi hoạt động di chuyển hàng hóa phải được tạm dừng tuyệt đối trong suốt thời gian kiểm kê để tránh làm sai lệch số liệu.

→Tìm hiểu: Kệ kho e-commerce: Giải pháp tối ưu hóa không gian và tốc độ xử lý đơn hàng

Giai đoạn 2: Quy trình thực hiện kiểm kê chi tiết

Quy trình này cần được thực hiện một cách nghiêm ngặt và có hệ thống theo từng bước dưới đây:

Bước 1: Phát hành danh mục kiểm kê hoặc thẻ kho

Chúng tôi sử dụng phương pháp Thẻ kho (Tagging) để tránh việc đếm trùng hoặc bỏ sót. Mỗi vị trí kệ hoặc lô hàng sẽ được dán một thẻ có đánh số thứ tự. Thẻ này chứa các thông tin: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, vị trí và số lượng thực tế đếm được.

Bước 2: Thực hiện kiểm đếm thực tế

Có hai phương pháp phổ biến mà chúng tôi thường tư vấn:

• Kiểm đếm mù: Nhân viên kiểm kê không biết trước số liệu trên hệ thống. Điều này buộc họ phải đếm thực tế một cách trung thực nhất.
• Kiểm đếm đối chiếu trực tiếp: Nhân viên có danh sách số liệu hệ thống và kiểm tra sự khớp sai. Phương pháp này nhanh hơn nhưng dễ dẫn đến tâm lý chủ quan.

Chúng tôi khuyến khích sử dụng thiết bị cầm tay để quét mã vạch trực tiếp, giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

Bước 3: Kiểm tra chéo và đếm lần hai

Sau khi nhóm thứ nhất hoàn thành, nhóm thứ hai (thường là bộ phận kế toán hoặc giám sát) sẽ thực hiện đếm xác suất hoặc đếm lại toàn bộ các khu vực có giá trị hàng hóa cao. Nếu có sự chênh lệch giữa hai lần đếm, Trưởng nhóm phải thực hiện đếm lần ba để chốt số liệu cuối cùng.

→Tìm hiểu: Kho hàng tại cảng biển nên bố trí như thế nào?

Giai đoạn 3: Đối soát dữ liệu và Xử lý chênh lệch

Sau khi hoàn tất việc kiểm đếm thực tế, chúng ta bước vào giai đoạn quan trọng nhất: Đối soát.

1. Nhập liệu và so sánh số liệu

Số liệu từ các thẻ kho hoặc thiết bị quét sẽ được tổng hợp và so sánh với số liệu tồn kho trên phần mềm. Kết quả sẽ cho ra ba trường hợp:

1. Khớp hoàn toàn: Số liệu thực tế bằng số liệu hệ thống.
2. Thừa: Thực tế nhiều hơn hệ thống.
3. Thiếu: Thực tế ít hơn hệ thống.

2. Phân tích nguyên nhân chênh lệch

Chúng tôi không chỉ dừng lại ở việc biết con số chênh lệch, mà phải đi tìm nguyên nhân gốc rễ. Các nguyên nhân thường gặp bao gồm:

• Sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc xuất kho hàng ngày.
• Nhầm lẫn giữa các mã hàng có đặc điểm tương tự nhau.
• Hàng hóa bị thất thoát, hư hỏng nhưng chưa làm thủ tục thanh lý.
• Sai sót ngay trong chính quá trình kiểm đếm (đếm thiếu, đếm trùng).

3. Điều chỉnh kho và cập nhật hệ thống

Dựa trên biên bản kiểm kê đã được các bên ký xác nhận, kế toán kho sẽ thực hiện lệnh điều chỉnh tồn kho trên phần mềm để đưa số liệu hệ thống về đúng với thực tế. Mọi điều chỉnh phải có chứng từ hợp lệ và được cấp quản lý phê duyệt.

Giai đoạn 4: Báo cáo hậu kiểm kê và Cải tiến quy trình

Một quy trình kiểm kê hoàn hảo phải kết thúc bằng những hành động cải tiến cụ thể.

1. Lập báo cáo tổng kết kiểm kê

Báo cáo này cần thể hiện rõ:

• Tổng giá trị hàng hóa tồn kho tại thời điểm kiểm kê.
• Tỷ lệ sai lệch so với tổng tồn kho.
• Danh sách các mặt hàng lỗi thời, chậm luân chuyển.
• Đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ kiểm kê.

2. Đề xuất giải pháp tối ưu

Từ kết quả kiểm kê, chúng tôi khuyến nghị quý doanh nghiệp xem xét:

• Cải thiện hệ thống dán nhãn và mã vạch.
• Nâng cấp phần mềm quản lý kho (WMS) để có tính năng Kiểm kê xoay vòng – giúp kiểm kê thường xuyên mà không cần dừng hoạt động kho.
• Thắt chặt quy trình kiểm soát an ninh và quy trình xuất-nhập

Các mẹo nhỏ để tối ưu hóa độ chính xác khi kiểm kê

Để đạt được hiệu quả cao nhất, chúng tôi muốn chia sẻ một vài kinh nghiệm thực chiến:

• Sử dụng màu sắc: Dán nhãn màu khác nhau cho những lô hàng đã đếm xong để dễ dàng nhận biết từ xa.
• Kiểm tra các "góc khuất": Đừng bỏ qua các khu vực như khu vực hàng trả về (Returns), xe tải đang đậu tại dock, hoặc hàng đang trong quá trình gia công.
• Giữ tinh thần tập trung: Kiểm kê là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ. Hãy đảm bảo đội ngũ có thời gian nghỉ ngơi hợp lý để duy trì sự tỉnh táo.

Kết luận

Quy trình kiểm kê kho hàng định kỳ là "bản tổng kiểm tra sức khỏe" định kỳ cho mọi doanh nghiệp có hoạt động lưu kho. Bằng cách thực hiện một cách có hệ thống, kỷ luật và ứng dụng công nghệ hiện đại, chúng ta không chỉ bảo vệ được tài sản doanh nghiệp mà còn tạo ra nền tảng dữ liệu tin cậy cho các quyết định kinh doanh chiến lược.

Kệ chứa hàng Việt Thắng, hy vọng rằng bản hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp quý doanh nghiệp chuẩn hóa lại quy trình vận hành của mình, từ đó giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi nhuận. Hãy nhớ rằng, sự chính xác trong kho hàng chính là sự chính xác trong lợi nhuận của bạn.