Quy trình nhập kho thành phẩm là gì? Hướng dẫn chi tiết

Quy trình nhập kho thành phẩm là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng giúp các doanh nghiệp vận hành kho hàng trơn tru và hiệu quả. Việt Thắng sẽ tổng hợp lại các thông tin chi tiết về hướng dẫn quy trình, các bước thực hiện cũng như các lưu ý trong quá trình nhập kho… ở bài viết này…

1. Quy trình nhập kho thành phẩm là gì?

Quy trình nhập kho thành phẩm là một phần thiết yếu của doanh nghiệp, nó giúp doanh nghiệp quản lý kiểm soát chặt chẽ số lượng, chất lượng hàng hóa, giảm thiểu thất thoát và tối ưu chi phí.

Quy trình nhập kho thành phẩm được thực hiện đúng và chính xác sẽ đảm bảo các sản phẩm được lưu trữ an toàn, dễ dàng truy xuất và phân phối kịp thời…

Như vậy có thể tóm gọn lại vai trò của nhập kho thành phẩm:

• Kiểm soát tồn kho chính xác: Quy trình rõ ràng đảm bảo việc theo dõi chính xác số lượng và chất lượng thành phẩm trong kho. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sản xuất, mua bán và định giá sản phẩm hiệu quả hơn.
• Phát hiện sai lệch kịp thời: Bằng việc đối chiếu với các tài liệu sản xuất và vận chuyển, quy trình nhập kho giúp phát hiện ra bất kỳ sai lệch nào về số lượng hoặc chất lượng thành phẩm. Từ đó, doanh nghiệp có thể kịp thời điều tra và xử lý vấn đề.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Quy trình nhập kho giúp kiểm tra tình trạng và chất lượng thành phẩm trước khi đưa vào lưu trữ. Điều này giảm thiểu nguy cơ hư hỏng và đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng.
• Nâng cao hiệu suất kho hàng: Thực hiện quy trình nhập kho khoa học giúp nhân viên kho xác định vị trí lưu trữ phù hợp cho từng loại thành phẩm, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và xuất kho.
• Minh chứng hợp pháp: Phiếu nhập kho là một chứng từ hợp pháp quan trọng trong hoạt động kế toán và kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp.

→ Tham khảo thêm: Quy trình quản lý kho hàng đúng chuẩn

2. Chi tiết quy trình nhập kho thành phẩm

Để quy trình nhập kho thành phẩm trở nên hiệu quả, hoạt động trơn tru thì doanh nghiệp cần chú ý thực hiện các bước trong quy trình một cách chính xác.

2.1 Chuẩn bị trước khi nhập kho

Nhập kho là bước đầu tiên cần có sự chuẩn bị và rõ ràng để đảm bảo không xảy ra lộn xộn, và thường các doanh nghiệp sẽ cần:

• Thông báo về về việc nhập kho: Bộ phận sản xuất cần thông báo cho bộ phận kho về kế hoạch sản xuất và dự kiến thời gian hoàn thành để chuẩn bị nhân sự và khu vực lưu trữ.
• Kiểm tra khu vực lưu trữ: Nhân viên kho kiểm tra khu vực lưu trữ designated (được chỉ định) để đảm bảo đủ diện tích, sạch sẽ, khô ráo, thông thoáng và đáp ứng các điều kiện bảo quản cần thiết cho thành phẩm.
• Chuẩn bị phiếu nhập kho: Sử dụng mẫu phiếu nhập kho được thiết kế sẵn, bao gồm các thông tin: tên doanh nghiệp, mã phiếu, ngày lập phiếu, người lập phiếu, thông tin về thành phẩm (mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, đơn vị tính), chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

2.2 Vận chuyển và kiểm đếm thành phẩm

• Vận chuyển: Sau khi hoàn thành sản xuất, thành phẩm được chuyển đến khu vực bàn giao theo quy định. Nhân viên vận chuyển cần nhẹ nhàng, cẩn thận để tránh làm hư hỏng sản phẩm.
• Kiểm đếm số lượng: Tại khu vực bàn giao, nhân viên kho cùng đại diện bộ phận sản xuất tiến hành kiểm đếm số lượng thành phẩm thực tế. Số lượng này cần đối chiếu với các tài liệu kèm theo như lệnh sản xuất, phiếu gia công (nếu có).
• Kiểm tra chất lượng: Bên cạnh kiểm đếm số lượng, nhân viên kho cần kiểm tra chất lượng thành phẩm để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn theo quy định về kỹ thuật.

2.3 Lập phiếu nhập kho và kiểm duyệt

• Điền thông tin phiếu nhập kho: Dựa vào kết quả kiểm đếm và kiểm tra chất lượng, nhân viên kho ghi đầy đủ thông tin thực tế vào phiếu nhập kho.
• Xác nhận và phê duyệt: Phiếu nhập kho cần có chữ ký xác nhận của nhân viên kiểm đếm, nhân viên lập phiếu và trưởng phòng kho. Chữ ký của trưởng phòng/giám đốc sản xuất (tùy quy định) thể hiện sự phê duyệt về số lượng và chất lượng thành phẩm nhập kho.

2.4 Cập nhật thông tin và lưu trữ chứng từ

• Cập nhật thẻ kho: Sau khi được phê duyệt, nhân viên kho cập nhật thông tin về số lượng và lô thành phẩm vào thẻ kho tương ứng. Thẻ kho là tài liệu theo dõi chi tiết biến động của từng loại thành phẩm trong kho.
• Lưu trữ phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho được đánh số thứ tự, lưu trữ theo trình tự thời gian tại kho hoặc chuyển về bộ phận kế toán để lưu trữ cùng các chứng từ kế toán khác.

2.5 Trách nhiệm và quản lý

• Bộ phận sản xuất: Chịu trách nhiệm thông báo kế hoạch sản xuất, hoàn thành sản phẩm đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng sản phẩm theo quy định.
• Bộ phận kho: Chịu trách nhiệm chuẩn bị khu vực lưu trữ, tiếp nhận và kiểm tra thành phẩm, lập phiếu nhập kho, cập nhật thông tin kho, lưu trữ hồ sơ.
• Bộ phận quản lý: Phê duyệt quy trình nhập kho, giám sát việc thực hiện quy trình và giải quyết các vấn đề phát sinh.

→ Tham khảo: Kho hàng là gì? 4 nguyên tắc quản lý và lưu trữ hàng hóa trong kho

3. Những chú ý quan trọng trong quá trình nhập kho

Quy trình nhập kho thành phẩm cần được thực hiện đầy đủ các bước trên và đảm bảo không có sai sót cũng như là tuân thủ nghiêm ngặt trong suốt quy trình nhập kho thành phẩm.

Vì vậy để hạn chế các rủi ro về hàng hóa, kho hàng cần lưu ý vài điểm sau khi nhập kho:

• Đảm bảo tính chính xác: Số lượng, chất lượng và thông tin về thành phẩm ghi trên phiếu nhập kho phải hoàn toàn chính xác, nhất quán với các tài liệu liên quan.
• Tuân thủ quy định: Thực hiện quy trình nhập kho theo đúng quy định của doanh nghiệp, đảm bảo đầy đủ thủ tục và chứng từ.
• Cập nhật kịp thời: Cập nhật thông tin kho và lưu trữ hồ sơ liên quan một cách kịp thời và đầy đủ.
• Kiểm tra định kỳ: Thường xuyên kiểm tra tình trạng kho, chất lượng thành phẩm và thực hiện các biện pháp bảo quản phù hợp.

4. Phân loại quy trình nhập kho thành phẩm

Quy trình nhập kho thành phẩm tùy theo đặc thù lĩnh vực ngành có những điểm khác nhau, trong đó có thể phân loại theo phương thức sản xuất và hình thức vận chuyển.

Theo phương thức sản xuất:

• Nhập kho thành phẩm sản xuất trực tiếp: Áp dụng cho các sản phẩm được sản xuất hoàn toàn trong doanh nghiệp.
• Nhập kho thành phẩm gia công: Áp dụng cho các sản phẩm được gia công từ bên ngoài theo đơn đặt hàng của doanh nghiệp.

Theo hình thức vận chuyển:

• Nhập kho thành phẩm vận chuyển nội bộ: Áp dụng cho các sản phẩm được vận chuyển từ bộ phận sản xuất đến kho trong cùng khuôn viên doanh nghiệp.
• Nhập kho thành phẩm vận chuyển bên ngoài: Áp dụng cho các sản phẩm được vận chuyển từ nhà cung cấp hoặc cơ sở gia công đến kho của doanh nghiệp.

5. Ứng dụng công nghệ tối ưu hóa quy trình nhập kho thành phẩm

Để tối ưu hóa quy trình nhập kho thành phẩm, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp sau:

• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Việc sử dụng phần mềm giúp tự động hóa các thao tác như lập phiếu nhập kho, cập nhật thông tin kho, theo dõi số lượng tồn kho, v.v., giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực.
• Áp dụng mã vạch hoặc RFID: Sử dụng mã vạch hoặc RFID giúp việc quản lý thành phẩm trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập kho và xuất kho.
• Đào tạo nhân viên: Cung cấp cho nhân viên kho kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện quy trình nhập kho một cách chính xác và hiệu quả.
• Thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng: Thực hiện quy trình kiểm tra chất lượng chặt chẽ để đảm bảo chất lượng thành phẩm đáp ứng tiêu chuẩn trước khi nhập kho.

Quy trình nhập kho thành phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kho hàng và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp cần xây dựng và thực hiện quy trình nhập kho khoa học, hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động kho hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Bài viết này Việt Thắng đã tổng hợp và cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình nhập kho thành phẩm, bao gồm các bước thực hiện, thủ tục cần thiết, lưu ý quan trọng và các biện pháp tối ưu hóa quy trình. Doanh nghiệp có thể áp dụng những thông tin trên để xây dựng và thực hiện quy trình nhập kho phù hợp với nhu cầu và đặc thù của mình.

→ Tham khảo: Phần mềm quản lý kho tăng tốc tối ưu cho doanh nghiệp