Phương pháp phân tích ABC trong quản lý tồn kho

 Phương pháp phân tích ABC trong quản lý tồn kho là gì? Phương pháp này đã đóng vai trò như thế nào đối với việc quản lý tồn kho. Phương pháp phân tích ACB có dễ dàng thực hiện và hữu ích hay không thì hãy cùng theo dõi qua bài viết này nhé. 

1. Hàng tồn kho là gì?

Hầu hết tất cả mọi người khi nhắc đến hàng tồn kho đều có suy nghĩ đây đều là những mặt hàng còn tồn lại trong xưởng do không thể bán ra thị trường, các mặt hàng đó có thể bị lỗi thời, bị sai sót khi sản xuất,… Hay nói đơn giản hơn hàng tồn được nhiều người nghĩ là mặt hàng bị ế và sẽ bị thanh lý.

Tuy nhiên, khái niệm này hoàn toàn sai lầm nếu được xét về nhiều khía cạnh khác nhau bởi hàng tồn kho được cho là một chủ đề lớn trong kinh doanh và kinh tế học. Khái niệm về hàng tồn kho sẽ hoàn toàn khác, cụ thể là những mặt hàng sản phẩm sẽ được doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng.

Nói một cách dễ hiểu hơn thì hàng tồn kho chính là những mặt hàng dự trữ mà doanh nghiệp sản xuất để bán và kèm theo những thành phần khác tạo ra sản phẩm.

2. Phương pháp phân tích ABC trong quản lý tồn kho

Phương pháp phân tích ABC trong quản lý tồn kho là việc phân loại một nhóm các mặt hàng theo thứ tự giảm dần, dựa trên giá trị của chúng đối với doanh nghiệp.

Nhóm A là nhóm quan trọng nhất xét về giá trị đóng góp cho công ty, trong khi các mặt hàng nhóm C có giá trị ít nhất. Để cụ thể hơn:

Nhóm A

Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70-80% so với tổng giá trị hàng hóa dự trữ. Nhưng về mặt số lượng, chủng loại thì chiếm 15-20% so với số lượng hàng dự trữ.

Đặc tính của nhóm hàng này là có tính chọn lọc nhà cung cấp cao, cần sự chính xác về số lượng và thời gian đặt hàng, cần mua hàng liên tục.

Nhóm B

Bao gồm những loại hàng hóa có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chiếm từ 15 – 25 % so với tổng giá trị lượng hàng dự trữ. Về số lượng thì chúng chiếm khoảng 30% so với lượng hàng dự trữ.

Nhóm C

Gồm những nhóm hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm khoảng 5% so với tổng giá trị lượng hàng dự trữ. Nhưng số lượng lại chiếm đến 50 – 55% so với lượng hàng dự trữ.

3. Quy tắc 80/20 của phân tích ABC trong quản lý tồn kho

Nguyên tắc Pareto hay còn gọi là quy tắc 80/20, quy định rằng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân, khẳng định mối quan hệ bất bình đẳng giữa đầu vào và đầu ra.

Nguyên tắc cho rằng nhìn chung, khoảng 80% kết quả là do khoảng 20% nguyên nhân gây ra. Trong phương pháp phân tích ABC, 80% giá trị doanh thu hàng năm của một doanh nghiệp xuất phát từ 20% các mặt hàng như mặt hàng loại A.

Loại B và C tổng cộng chiếm 20% còn lại. Cách chia 20% giữa loại B và C sẽ khác nhau, dựa trên danh mục sản phẩm của doanh nghiệp.

4. Ví dụ về ứng dụng của hoạt động cân dựa trên lớp ABC

Phân phối thực tế của lớp ABC trong công ty sản xuất điện tử với 4.051 bộ phận hoạt động.

Sử dụng phân phối này của lớp ABC và thay đổi tổng số phần thành 14.213.

Mua đều

Khi chính sách mua bằng nhau được áp dụng cho tất cả 14.213 thành phần, ví dụ như giao hàng và điểm đặt hàng lại (hàng tồn kho) trong hai tuần, nhà máy sẽ có 16.000 giao hàng trong bốn tuần và hàng tồn kho trung bình sẽ là 2 tuần.

Mua theo cân nặng

So sánh, khi áp dụng chính sách mua hàng được áp dụng dựa trên lớp ABC, ví dụ như giao hàng hàng tháng của lớp C (bốn tuần một lần) với điểm đặt hàng lại của nguồn cung ba tuần, giao hàng hai lớp B với điểm đặt hàng lại là 2 tuần ‘cung cấp, phân phối hàng tuần của lớp với điểm đặt hàng lại là 1 tuần cung cấp.

Tổng số giao hàng trong 4 tuần sẽ là (A 200 × 4 = 800) + (B 400 × 2 = 800) + (C 3.400 × 1 = 3.400) = 5.000 và hàng tồn kho trung bình sẽ là (A 75% × 1,5 tuần) + (B 15% x3 tuần) + (C 10% × 3,5 tuần) = cung cấp 1.925 tuần.

1. Một hạng mục có thể được áp dụng kiểm soát chặt chẽ hơn nhiều như phân phối hàng ngày của JIT.
2. Nếu giao hàng hàng ngày với hàng tồn kho được áp dụng, tần suất giao hàng sẽ là 4.000 và mức tồn kho trung bình của mặt hàng loại A sẽ là 1,5 ngày cung và tổng mức tồn kho sẽ là 1.025 tuần, giảm 59% hàng tồn kho.
3. Tổng tần suất giao hàng cũng giảm xuống còn một nửa từ 16.000 xuống còn 8.200.

Kết quả

Bằng cách áp dụng kiểm soát có trọng số dựa trên phân loại ABC, số giờ nhân công và mức tồn kho được yêu cầu sẽ giảm đáng kể.

Cách khác để tìm phân tích ABC

Khái niệm ABC dựa trên định luật của Pareto. Nếu có quá nhiều hàng tồn kho, phân tích ABC có thể được thực hiện trên một mẫu. Sau khi lấy được mẫu ngẫu nhiên, các bước sau đây được thực hiện để thực hiện phân tích ABC.

Bước 1: Tính giá trị sử dụng hàng năm cho mỗi mục trong mẫu bằng cách nhân các yêu cầu hàng năm với chi phí cho mỗi đơn vị.

Bước 2: Sắp xếp các mục theo thứ tự giảm dần của giá trị sử dụng được tính ở trên.

Bước 3: Lập tổng cộng số lượng vật phẩm và giá trị sử dụng.

Bước 4: Chuyển đổi tổng số tích lũy của số lượng vật phẩm và giá trị sử dụng thành tỷ lệ phần trăm của tổng số tổng của chúng.

Bước 5: Vẽ biểu đồ kết nối% mục tích lũy và% giá trị sử dụng tích lũy. Biểu đồ được chia xấp xỉ thành ba phân đoạn, trong đó đường cong thay đổi mạnh hình dạng của nó. Điều này chỉ ra ba phân đoạn A, B và C.

5. Lợi ích của phương pháp phân tích ABC

Trong điều kiện hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản trị dự trữ tự động hoá bằng máy vi tính.

Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hoá quản trị dự trữ, việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất nhiều thời gian nhưng nó đem lại những lợi ích nhất định.

Phương pháp phân tích ABC trong công tác quản trị có những tác dụng sau:

• Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C, do đó cần sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A.
• Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát hiện vật. Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.
• Trong dự báo nhu cầu dự trữ, chúng ta cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn so với các nhóm khác.
• Nhờ có phương pháp phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên không ngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng

Tóm lại phương phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượng dự trữ.